Шаблоны писем с запросом обратной связи
Узнайте, как использовать письма с запросом обратной связи для взаимодействия с клиентами и улучшения маркетинговых усилий. Откройте для себя шаблоны для сбора ...
5 мин чтения
LiveAgent
Email Templates
+1
Общение по электронной почте началось в 1971 году, когда Рей Томлинсон отправил первое письмо самому себе. Хотя эта технология уже более 50 лет, миллиарды писем отправляются каждый день. Иногда мы ежедневно читаем и отправляем больше писем, чем встречаемся с реальными людьми. Тем не менее, в общении по электронной почте мы совершаем те же ошибки, которых следует избегать для нашего же блага. Итак, как улучшить наши письма?
Ниже приведены 10 советов для эффективного общения по электронной почте:
1. Будьте ясны и лаконичны
У большинства людей слишком мало времени в день, чтобы читать и отвечать на письма. Содержание письма должно быть информативным и прямым. Даже если вы используете другие альтернативы электронной почте, ваш получатель оценит короткие и четкие сообщения. Рассмотрите возможность использования маркированных пунктов или написания отдельного письма для каждой темы, которую вам нужно обсудить с кем-то.
Помните: Длинные письма высасывают жизнь из людей.
2. Будьте вежливы
Если вы не в хороших отношениях с кем-то, избегайте неформального языка, жаргона, сленга и неуместных сокращений. Подумайте о том, как ваше письмо “ощущается” эмоционально. Если ваши эмоции могут быть неправильно поняты, найдите другой способ сформулировать свои слова. Будьте дружелюбны, уважительны и благодарны.
Хотите узнать, когда использовать непринужденный, формальный, серьезный или дружелюбный тон?
3. Используйте четкую строку темы
На основе строки темы люди решают, открывать письмо или нет. Многие люди получают огромное количество писем, поэтому важно описать, что найдет читатель внутри. Ваш входящий ящик получателя делает первую очистку для них. И сообщения без строки темы считаются плохими письмами и поэтому отправляются в спам.
4. Обратите внимание на орфографию и грамматику
Это простой способ показать, что вам не все равно. Попробуйте прочитать ваше сообщение вслух, чтобы помочь вам поймать любые грамматические ошибки или неудобные фразы, которые вы иначе могли бы пропустить.
5. Помните, что электронная почта никогда не является приватной
Ваше сообщение может быть переслано другим людям без вашего ведома. Если ваша информация является высоко конфиденциальной, убедитесь, что она попадает к нужному человеку.
6. Поместите основную идею в начало
Если вы отвечаете на вопрос в письме кого-то, поместите ответ в начало. Большинство людей не любят читать длинные абзацы, чтобы получить основную идею в конце сообщения.
7. Используйте кнопку ОТВЕТИТЬ
Включите предыдущее сообщение, когда вы отвечаете на письмо. Не начинайте новое письмо. Эта практика экономит ваше время и время вашего получателя.
8. Будьте экологичны
Избегайте печати писем, когда это возможно. Вы сможете лучше организовать вашу коммуникацию и, кроме того, сохранить деревья.
9. Избегайте КРИКА
Не используйте все заглавные буквы, это подразумевает крик. Также НАМНОГО СЛОЖНЕЕ ЧИТАТЬ печатные буквы, которые все одного размера, поэтому дайте вашим читателям передышку.
10. Включите вашу подпись
Не скрывайтесь за письмом и включите ваше имя. Закройте ваше сообщение с “С уважением”, “, “С наилучшими пожеланиями”, " или “Всего хорошего”, " в зависимости от ситуации. Не забудьте написать название компании под вашим именем или поделитесь вашей цифровой визитной карточкой.
Заключительные мысли
Помните, что как только ваше сообщение отправлено, его невозможно отозвать. Отправив неправильное сообщение кому-то, вы можете повредить и испортить ваш бизнес или карьеру. Всегда дважды проверьте ваше сообщение и строку получателя перед отправкой любого письма. Также хорошей идеей является создание нового аккаунта электронной почты, посвященного аутрич-коммуникации и общению с клиентами.
