Начало коммуникации по электронной почте было положено в 1971 году, когда Рэй Томлинсон отправил первое электронное сообщение самому себе. Технологии электронной почты уже более 43 лет, и ежедневно по всему миру отправляются миллиарды электронных писем. Порой человек отправляет в день больше электронных писем, чем встречает реальных людей. Тем не менее в коммуникации по электронной почте мы часто совершаем ошибки, которых стоило бы избегать. Итак, как улучшить электронные письма?

Ниже приведены 10 рекомендаций для эффективной коммуникации по электронной почте.

1. Излагайте свои мысли четко и лаконично

У большинства людей очень мало времени на прочтение электронных писем и предоставление ответов по ним. Текст вашего письма должен быть информативным и простым для понимания. Если уместно, используйте маркированные списки или пишите отдельные письма для каждой темы, которую вам нужно с кем-либо обсудить.

Помните: длинные электронные письма понапрасну расходуют жизненную энергию людей.

2. Проявляйте вежливость

Если обращаетесь не к своему другу, избегайте неформальных формулировок, жаргона, сленга и аббревиатур, не являющихся общепринятыми. Обращайте внимание на то, какие эмоции несет в себе ваше письмо. Если ваши эмоции могут быть неверно поняты, подберите другие слова и фразы. Делайте свои письма дружелюбными, наполненными уважением и благодарностью. Хотите узнать когда использовать неформальный, формальный, серьезный и дружеский тон
?

3. Используйте понятную тему письма

На основании темы письма люди решают, открывать письмо или нет. Многие люди получают огромное количество электронных писем, так что важно описать, что ждет получателя письма внутри.

4. Обращайте внимание на правописание и грамматику

Это простой способ показать, что вам не всё равно. Попробуйте прочесть сообщение вслух: это поможет вам уловить грамматические ошибки и плохие формулировки, которые в противном случае вы можете не заметить.

5. Помните, что электронные письма не конфиденциальны

Ваше сообщение может быть переслано другому человеку, а вы не будете об этом даже знать. Если отправляемая вами информация конфиденциальна, убедитесь в том, что она будет доставлена нужному человеку.

Stand out from your competitors with excellent email communication

Start free trial Запланировать демонстрацию

6. Указывайте самое главное в начале

Если отвечаете на вопрос, заданный в чьем-то электронном письме, разместите ответ в начале. Большинство людей не любит читать длинные абзацы, выискивая ответ, расположенный в конце сообщения.

7. Используйте кнопку «ОТВЕТИТЬ»

Благодаря этому предыдущее сообщение будет включено в ваш ответ. Не начинайте новую цепочку электронных писем без необходимости. Такая практика позволит экономить время и вам, и получателям ваших писем.

8. Заботьтесь об экологии

Не распечатывайте письма без необходимости. Это позволит вам хранить всю коммуникацию более упорядоченно и сохранять деревья.

9. Не «КРИЧИТЕ»

Не пишите всё заглавными буквами: такое написание подразумевает повышение голоса. К тому же, сообщения, в которых все буквы одного размера, ТРУДНЕЕ ЧИТАТЬ, а вам незачем утомлять читателей.

10. Включайте подпись

Не прячьтесь за электронным письмом, указывайте в нем свое имя. Заканчивайте сообщения фразами вроде «С уважением» или «Всего наилучшего» в зависимости от ситуации. Не забывайте указывать под своим именем название своей компании.

Помните, что после отправки сообщения его невозможно вернуть. Отправив кому-либо неправильное сообщение, вы можете навредить своему бизнесу или разрушить свою карьеру. Перед отправкой электронного письма всегда проверяйте написанное и адрес получателя. Также рекомендуется создать новую учетную запись электронной почты, предназначенную для информационно-разъяснительная работа и общение с клиентами.

Bonus tip: Use an email template!

Save time on creating beautiful email campaigns by using customizable email templates that display properly on all devices!

Create stunning templates Запланировать демонстрацию

Поделиться этой статьей

Daniel Pison

Daniel is responsible for the marketing and communication strategy at LiveAgent. He is a member of the inner product circle and company topmanagement. During his previous professional career, he held various managerial positions in the field of marketing and client communication. Daniel is one of the experts on AI and its integration into the customer service environment.