Как написать благодарственное письмо (+шаблоны)

Благодарственное электронное письмо или благодарственное традиционное письмо?

Выбор между электронными и распечатанными (отправляемыми обычной почтой) благодарственными письмами зависит от размера и типа вашего бизнеса и количества клиентов, которым вы хотите выразить благодарность. Во время выбора между электронными и традиционными благодарственными письмами следует также учитывать следующие факторы:

Время доставки. Самое раннее, когда традиционное письмо может быть доставлено, — на следующий день после отправки. Если время не имеет критического значения, можете отправить традиционное письмо. Но если нужно быстро связаться с клиентом — например, чтобы поблагодарить его за покупку — удобнее использовать электронное письмо.
Степень формальности. В деловом мире электронные письма считаются менее формальными, чем традиционные, так что, если предпочитаете поддерживать с клиентами формальную коммуникацию, используйте традиционные письма.
Содержимое письма. В электронные письма можно добавлять графику, изображения, видео и ссылки, можно прикреплять к ним вложения. Если хотите проявить креативность и включить в свое благодарственное письмо не только текст, лучше выбрать электронное письмо.
Бюджетные ограничения. Отправка электронных писем обходится дешевле, отправка традиционных писем требует дополнительных расходов (бумага, печать, почтовые сборы). Для международных компаний со множеством клиентов по всему миру электронные письма могут быть единственным целесообразным вариантом.

Как написать благодарственное письмо клиенту

Любое письмо для клиента со словами признательности должно быть структурировано лучше, чем обычное электронное письмо, должно непременно включать определенные базовые компоненты благодарственного письма. Ниже приведены полезные советы для создания идеального благодарственного письма для ваших клиентов.

Выбор подходящего приветствия для благодарственных писем определяется вашими взаимоотношениями с клиентами. Лучше использовать более официальные приветствия, например, «Уважаемая Екатерина Петровна» или «Уважаемый Анатолий». От неформальных обращений вроде «Привет!», «Приветик!», «Здорово!» лучше отказаться. Не забудьте перепроверить написание имя получателя, иначе первые же строки вашего письма могут вызвать негативное впечатление.

Единственной целью благодарственного письма должно быть выражение признательности и благодарности лояльным клиентам. Не поддавайтесь искушению в очередной раз прорекламировать свой бизнес. Не стоит упоминать предстоящие распродажи, специальные предложения, новые продукты или что-либо еще, что может быть расценено как реклама. Это может отвлечь внимание клиента от основной идеи письма.

Поблагодарив клиента за сотрудничество с вами, добавьте несколько строк, демонстрирующих ваше внимание к нуждам клиента. Можете упомянуть, что вы всегда готовы ответить на любые вопросы клиента в отношении ваших товаров или услуг. Или спросите, что бы вы могли сделать, чтобы сотрудничать с вами клиенту было еще приятней.

Чтобы письмо выглядело профессионально, используйте шапку, включающую название вашей компании, логотип и/или иную информацию о бренде. Хороший дизайн шапки сделает ваше письмо уникальным, поможет повысить узнаваемость вашего бренда, будет напоминать о вас получателю и свидетельствовать о вашем профессионализме.

В заключительной части благодарственного письма важно использовать подходящее слово или фразу, выражающую уважение и профессионализм. Можете выбрать наиболее распространенные «С уважением» или «Искренне Ваши», а можете использовать что-нибудь более личное, например, «С наилучшими пожеланиями», «С почтением», «Всего самого лучшего!», «С благодарностью», «С признательностью». Концовки вроде «Всегда Ваши», «Пока!», «С любовью», «Берегите себя» считаются слишком неформальными для деловых писем, так что их лучше не использовать.

Представителям крупных компаний может быть непросто составить благодарственное письмо таким образом, чтобы оно казалось личным, но добавление подписи в конце письма весьма этому способствует. Конечно, подписать все письма вручную может быть непосильной задачей, но даже распечатанная подпись будет выглядеть лучше, чем просто напечатанное имя.

Примеры благодарственных писем для клиентов

1. Выражение благодарности постоянным клиентам за их лояльность

Dear Mr. ****,
We want you to know how much we appreciate your business since you have been our loyal customer for the last three years. We understand that you have many options in the marketplace, and are pleased that you have still made (Company Name) your premier choice.

It is customers like you that help keep our lights on, and we couldn’t be more grateful!

Your honest suggestions and feedback is a vital part of our growth. If there is anything we can do to make your experience with us better, please let us know.

Best regards
****

2. Празднование важного для компании события

Dear ****,
This year (Company Name) is celebrating the 10th anniversary, and we would like to thank you for making this happened! The growth and success we’ve experienced over all these years are because of customers like you, who faithfully support our business.

Speaking on behalf of the company, we hope that you have enjoyed the enhanced quality of our services. We will continue our efforts to meet your requirements and expectations in the future as well.

We truly appreciate your trust, and we’ll do our best to continue to give you the kind of service you deserve.
Gratefully,
****

3. Выражение благодарности в конце года

Dear Ms. ****,

As the year winds down, we would like to take this chance to say thank you for choosing our business! You are one of our most highly valued customers and it has been a sincere pleasure serving you this year.

We always strive to exceed our customers’ expectations and meet their requirements. Let us know if there is anything we can ever do to assist you further.

From all of us at (Company Name), we wish you and your loved ones a safe and happy New Year!
With appreciation,
****

Приведенные выше примеры помогут вам легко составлять благодарственные письма клиентам. Вы даже можете просмотреть дополнительные примеры сообщений электронной почты в службу поддержки, чтобы ваши агенты могли эффективно обрабатывать все коммуникации с клиентами.

Убедитесь сами

Знания важны, только если их применять на практике. Протестируйте всё, что узнали в нашей академии, с помощью LiveAgent.

Try out LiveAgent for FREE

Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 30-day free trial right away!

FREE TRIAL Запланировать демонстрацию

Назад к академии Зарегистрироваться БЕСПЛАТНО

Статьи по теме

Компании оказывают поддержку своим клиентам посредством различных каналов взаимодействия, включая call-центры, веб-сайты, онлайн чат, социальные сети и электронную почту.

Поддержка клиентов (Help Desk)

Системы Help Desk улучшают клиентскую поддержку, ускоряют ответы на запросы, снижают количество тикетов и повышают удовлетворенность клиентов.Выбор системы Help Desk зависит от потребностей компании, их можно изучить на порталах пользовательских отзывов.

Как связаться со службой поддержки клиентов Paystack по электронной почте, в онлайн чате, по телефону, в социальных сетях и на портале клиентского самообслуживания.

Контакты службы поддержки Paystack

LiveAgent - компания предоставляет широкий спектр услуг по клиентской поддержке, интеграции и обучению. Она также предлагает бесплатную регистрацию и имеет высокую оценку доверия клиентов. Для связи с компанией Paystack, используйте их контактные данные.