Чеклист по удаленной работе

Четко обозначьте ваше рабочее время, то есть, те временные интервалы, в течение которых ваши сотрудники должны работать.

Почему это действие так важно?

На этот аспект должны обращать свое внимание, как сотрудники, так и работодатели. Если люди будут не в курсе своего рабочего времени, это может вести к проблемам с производительностью труда и эффективностью работы вашей команды. Кроме того, когда у разных работников разные рабочие часы, этот факт также может послужить источником дополнительных трений между коллегами.

Как лучше всего выполнить это действие?

Вы можете задать вашим сотрудникам вопрос относительно того, в какое время им удобнее выполнять их работу. Важно выяснить, какой график работы лучше всего подходит вашей команде – постоянный или же гибкий, плавающий график работы.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Вы можете использовать инструменты управления/отслеживания времени, такие как Trello, Toggl и т.п.

Убедитесь, что ваши сотрудники знают свои обязанности. При этом не нужно быть чрезмерно дотошным и контролировать каждое их действие, поскольку это лишь вызовет раздражение и снизит производительность труда.

Почему это действие так важно?

Когда все работники полностью в курсе возложенных на них обязанностей и предъявляемых к ним требований, это позволяет сформировать более продуктивную рабочую среду. Сотрудники в таком случае будут ощущать свой вклад в общее дело и понимать, насколько успешно они справляются со своей работой, в то время как работодателю всегда будет понятно, кто ответственен за то или иное действие или бездействие.

Как лучше всего выполнить это действие?

Сформируйте описания вакансий и должностные инструкции, в которых четко и конкретно приводится перечень обязанностей для каждой должности, а также не забывайте в случае надобности вносить в эти документы необходимые изменения.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Используйте инструменты совместной работы, такие как Trello, Asana или Basecamp, чтобы формировать конкретные задачи для конкретных сотрудников, а также отслеживать прогресс в выполнении ими этих задач.

Четко определите вашу политику режима удаленной работы в отношении выходных, праздников, перерывов, отпусков и больничных.

Почему это действие так важно?

Работодатель должен иметь возможность перенастроить работу в случае отсутствия тех или иных сотрудников, чтобы работа не прерывалась, в то время как работники должны четко знать, когда и на каких условиях они могут взять отпуск или отгул.

Как лучше всего выполнить это действие?

Правильнее всего разрешить сотрудникам брать, по крайней мере, несколько выходных: сколько-то оплачиваемых, сколько-то — за свой счет, в зависимости от конкретных условий каждого человека. Некоторые работодатели вообще позволяют сотрудникам брать неограниченный по длительности отпуск, однако это, как правило, требует высокой степени доверия с обеих сторон, а также способности выполнять обязанности даже в отсутствие контроля. Попросите ваших сотрудников представить вам информацию обо всех планируемых ими отгулах, составьте график отпусков на максимально возможно длительный срок.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Воспользуйтесь сервисом Google Документы или Таблицы, создайте в нем файл, в котором любой сотрудник может запрашивать выходные дни, оставлять заметки и пояснения, и также в режиме реального времени отслеживать любые изменения.

Определите, насколько часто необходимо проводить совещания рабочих групп и общие совещания, где и когда они будут проводиться.

Почему это действие так важно?

Совещания — важная часть любого рабочего процесса, поэтому, если вы планируете проводить их на регулярной основе, они должны быть практичными и эффективными. Благодаря этому все сотрудники будут должным образом сосредоточены на текущих задачах, не тратя времени впустую.

Как лучше всего выполнить это действие?

Вам следует проводить регулярные совещания, для того чтобы команда всегда оставалась в курсе происходящего. Например, можно проводить такие мероприятия каждую пятницу с утра или каждую среду днем. Кроме того, можно организовывать и внеплановые совещания, когда появляются вопросы, требующие немедленного обсуждения.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Slack, LiveWebinar, Zoom или Google Hangouts — все эти приложения являются отличными инструментами видео-общения для совершения видеозвонков.

Каналы общения — это важнейший аспект работы любой удаленной команды специалистов. Определите то, как вы будете общаться с вашими сотрудниками и клиентами и обеспечьте четкое выполнение всем персоналом соответствующих инструкций.

Почему это действие так важно?

Если у вас не будет продуманного регламента взаимодействия, работа может быстро превратиться в хаос. Вам необходимо разработать способ быстрого и эффективного общения людей, так, чтобы в общении были задействованы все без исключения.

Как лучше всего выполнить это действие?

Когда дело касается коммуникации в команде, важно найти способ отслеживать прогресс в работе над проектами, чтобы вы всегда могли определить, нет ли в коллективе отстающих. Более того, всегда полезно иметь возможность узнать, чем ежедневно занимаются ваши сотрудники.

Для того чтобы ускорить процесс общения с клиентами, используйте программное обеспечение по работе с тикетами, например, систему LiveAgent. Благодаря такому ПО все ваши сообщения электронной почты, чаты, звонки и упоминания в социальных сетях попадают в единый ящик для входящих, что существенно упрощает общение и управление им.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

• Общение в команде – вы можете воспользоваться инструментами, которые уже упоминались ранее, такими как Asana или Basecamp, однако они только в том случае будут эффективны, если пользоваться ими будут все и постоянно.
• Общение с клиентами – универсальный программный комплекс Help Desk, такой как LiveAgent (попробовать его можно бесплатно!).

Любому коллективу необходим набор общих ценностей и целей, которые позволяют обеспечить, чтобы все члены сообщества были на одной волне и двигались в одном направлении.

Почему это действие так важно?

Наличие правил корпоративного поведения позволит вам в будущем привлекать новых работников, но также оно позволяет и удерживать существующий персонал. Когда ваши сотрудники чувствуют себя частью команды, а их собственные ценности соотносятся с ценностями компании, они наверняка задержатся в вашей компании на более длительный срок.

Как лучше всего выполнить это действие?

Вам следует подготовить список базовых ценностей компании и проверить, все ли члены вашего коллектива с этими ценностями знакомы. Кроме того, вы можете создать специальный справочник сотрудника, в котором будут обозначены все правила компании и ожидания по отношению к её сотрудникам.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Вы можете создать документ в сервисе Google Документы или записать небольшое видео/создать презентацию о базовых ценностях вашей компании.

Прежде чем сотрудники начнут работать в удаленном режиме, убедитесь, что у них есть подходящее пространство для работы, способствующее высокой производительности труда.

Почему это действие так важно?

Вашим сотрудникам не удастся эффективно работать, если у них не будет для этого подходящей рабочей среды. При этом далеко не у каждого человека дома имеются идеальные условия для работы. Если вы хотите, чтобы ваши работники были сосредоточены на выполнении своих задач, они должны быть обеспечены всеми необходимыми ресурсами и инструментами удаленной работы.

Как лучше всего выполнить это действие?

Если это возможно, арендуйте для ваших сотрудников отдельное рабочее пространство (например, в коворкинг-центре). Если это по каким-то причинам невозможно, по крайней мере, постарайтесь обеспечить им дома более комфортные условия труда, предоставив необходимое оборудование (кресла, столы и т.п.)

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Чтобы выяснить, требуется ли кому-либо из персонала подходящее рабочее пространство, вы можете провести среди сотрудников опрос, к примеру, с помощью сервиса Google Формы.

Когда ваша команда начинает работать в удаленном режиме, необходимо иметь сформированный и готовый к использованию регламент адаптации новых сотрудников.

Почему это действие так важно?

Если у вас нет регламента адаптации нового персонала, вводить таких сотрудников в курс дела может оказаться непросто.

Как лучше всего выполнить это действие?

Организуйте видеосовещания и тренинги, которые помогут вашим новым сотрудникам быстро освоиться в новой системе. Кроме того, в течение нескольких первых недель работы вы можете подготовить и предоставить работникам специальные руководства для сотрудников, которые познакомят их с правилами и требованиями компании.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Для проведения онлайн-тренингов можно воспользоваться системой LiveWebinar. А Google Документы/Таблицы представляют собой великолепный инструмент для создания руководств и инструкций, которые могут просматривать все сотрудники даже на ходу.

Убедитесь, что у ваших удаленных сотрудников имеются все инструменты, необходимые для эффективного выполнения ими своей работы, например, компьютер с установленным необходимым программным обеспечением.

Почему это действие так важно?

Если у ваших работников не будет подходящих личных устройств или инструментов, им будет сложно должным образом выполнять порученную им работу. Прежде чем переводить сотрудников на удаленный режим работы, предоставьте им необходимые для такой работы инструменты.

Как лучше всего выполнить это действие?

Предоставьте вашим сотрудникам необходимые инструменты и устройства.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Вы можете подготовить список требований к удаленному рабочему месту в Google Документах или Таблицах. Вам также следует рассмотреть возможность инвестирования в инструменты облачного хранилища (напр. Dropbox) и обмена файлами (напр. Google Диск).

Обязательным условием удаленной работы является надежное соединение с сетью Интернет.

Почему это действие так важно?

Если Интернет-соединение работника разорвется всего даже на пару минут, это может иметь очень серьезные последствия. Это означает, что вы должны проверить, что у ваших сотрудников не возникает такого рода проблем при работе из дома или из других локаций.

Как лучше всего выполнить это действие?

Вам следует периодически проводить проверку скорости Интернет-соединения у всех сотрудников. Если появляются проблемы, следует незамедлительно обращаться к провайдеру и требовать максимально оперативного их устранения.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Отличным инструментом, позволяющим отслеживать состояние Интернет-соединения из любой точки Земного шара, является программа Pingdom.

Необходимо обеспечить вашим сотрудникам доступ к технической поддержке на тот случай, если у них вдруг что-то перестанет работать или начнет работать некорректно.

Почему это действие так важно?

Если у ваших сотрудников не будет доступа к технической поддержке, это может вызвать недовольство, поскольку может восприниматься как препятствие на пути к выполнению их работы. Поэтому вы должны убедиться, что у каждого вашего работника есть кто-то, к кому он может обратиться за помощью, если что-то вдруг пойдет не так.

Как лучше всего выполнить это действие?

Необходимо предоставить персоналу список контактов специалистов поддержки с адресами электронной почты, номерами телефонов и т.д.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Можно создать документ (напр. в системе Google Документы), в котором описать процедуру и регламент технической поддержки, и обеспечить всем сотрудникам доступ к этому документу. Вам также следует подумать о приобретении ПО, позволяющего обеспечить вашим сотрудникам круглосуточный доступ к службе поддержки.

Вашим удаленным сотрудникам должны быть понятны те требования к уровню безопасности, которые они должны соблюдать.

Почему это действие так важно?

Безопасность ваших сотрудников должна быть для вас в приоритете. Кроме того, персонал должен быть в курсе угроз безопасности, которые могут возникнуть при работе из дома, и должен знать и понимать правила обеспечения безопасности, применяемые в компании.

Как лучше всего выполнить это действие?

Ваши сотрудники должны быть в курсе своих обязательств в сфере обеспечения безопасности всей компании. Четко и понятно объясните им, что от них в этом плане требуется, и на что нужно обратить особое внимание.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Отличным инструментом, позволяющим вам отслеживать местоположение устройства сотрудника и устанавливать границы, которые оно не может пересекать, является Geofencing. В то же время, это действие важно лишь в том случае, если в вашей компании хранится действительно в высокой степени конфиденциальная, чувствительная информация. Если же такой информации нет, то вам следует просто доверять вашим сотрудникам — это доверие, в конечном счете, окупится.

Не забывайте регулярно обновлять приложения и устройства ваших сотрудников.

Почему это действие так важно?

Если ваши сотрудники не будут обновлять свои устройства, эти устройства могут стать уязвимыми для кибератак. Обеспечьте, чтобы каждый сотрудник на регулярной основе обновлял свое устройство, не пренебрегая такими обновлениями слишком долго.

Как лучше всего выполнить это действие?

Создайте документ, в котором будет содержаться список всех необходимых обновлений, и обеспечьте, чтобы у каждого был доступ к этой информации.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Вам следует подумать о внедрении таких инструментов, как Microsoft AutoUpdate (для Windows) или Mac OS X Update (для устройств Apple), которые позволят вам автоматически обновлять программное обеспечение ваших сотрудников.

Вам необходимо определить участки работы, на которых у ваших сотрудников больше всего шансов столкнуться с угрозами безопасности.

Почему это действие так важно?

Когда вы понимаете, где подстерегает опасность, вы можете принять меры к тому, чтобы эту угрозу купировать, не теряя при этом в производительности труда и эффективности работы. Определите все потенциальные угрозы, прежде чем они превратятся в реальные проблемы.

Как лучше всего выполнить это действие?

Вам следует создать карту угроз безопасности, в которой будут определены все те сферы и участки работы, на которых риск возникновения угроз безопасности наиболее высок.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Использовать можно разнообразные инструменты, позволяющие вам определять угрожающие безопасности направления. В число таких инструментов входит Geofencing, программное обеспечение мониторинга социальных сетей (например, Mediatoolkit) и служба Google Alerts.

Вам необходимо подготовить план действий на случай, если вдруг что-то пойдет не так, а также для того, чтобы повысить уровень безопасности рабочего пространства.

Почему это действие так важно?

Если произойдет что-то непредвиденное, и ваши удаленные работники не будут знать, как действовать в такой ситуации, они могут запаниковать и еще более её усугубить. Подготовьте план по повышению уровня безопасности вашего рабочего пространства и ознакомьте с ним ваших сотрудников, чтобы все знали, что нужно делать в нештатной ситуации.

Как лучше всего выполнить это действие?

Вам следует создать документ с пошаговым списком действий, которые необходимо предпринимать при возникновении чрезвычайной ситуации.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Используйте для этого те инструменты, которыми вы наиболее часто пользуетесь, с которыми лучше всего знакомы ваши сотрудники и которые, всего вероятнее, позволят действовать максимально оперативно.

Одной из самых больших проблем, возникающих при удаленном формате работы, является невозможность общаться с людьми напрямую. Психическое здоровье и состояние удаленных работников выходит здесь на первый план, поскольку большую часть своего времени такие работники проводят в одних и тех же четырёх стенах.

Почему это действие так важно?

Если у сотрудника начнутся проблемы с психикой, это может серьезно сказаться на эффективности компании.

Как лучше всего выполнить это действие?

Необходимо обеспечить, чтобы у каждого вашего работника была возможность обратиться за помощью при возникновении проблем. Любых проблем, а не только связанных с работой.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Можно провести анонимный опрос, к примеру, в сервисе Google Формы или SurveyNuts, чтобы узнать, как дела у ваших сотрудников, и нет ли у них проблем, требующих вашего внимания.

Поощряйте повседневное общение между коллегами, даже если такое общение не относится к работе. Это позволит укрепить связи в коллективе и предотвратит возникновение чувства изолированности.

Почему это действие так важно?

Если ваши сотрудники начинают ощущать себя так, как будто они сидят в аквариуме, им становится труднее сосредоточиться и качественно выполнять свою работу.

Как лучше всего выполнить это действие?

Старайтесь использовать каждую возможность для организации “удаленных” собраний, не только на рабочие темы, но также, например, для поздравления коллеги с днем рождения и т.п.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Здесь подойдет любой инструмент проведения вебинаров или мессенджер (LiveWebinar, Zoom, Google Hangouts и т.п.) Главное, чтобы сотрудники обязательно включали на собраниях свои микрофоны и камеры. Это сделает ваши собрания более естественными, человечными.

Освоить какой-нибудь новый навык существенно сложнее, когда вы работаете удаленно, нежели когда вы в офисе. Предложите вашим сотрудникам альтернативные варианты обучения новым навыкам, стимулируйте такое обучение, обеспечьте людям возможность самосовершенствоваться, предоставьте им доступ к технологическим решениям, позволяющим всего этого добиться.

Почему это действие так важно?

Предоставляя вашим сотрудникам возможность развиваться, вы помогаете им воспринимать трудоустройство у вас не просто как очередную “работу”, а как ступень в их карьере. Поощряйте посещение вашими сотрудниками вебинаров, образовательных курсов по развитию их профессиональных навыков и интересов.

Как лучше всего выполнить это действие?

Вы можете использовать различные форматы обучения, такие, например, как видео-руководства, вебинары или электронные книги. Также вы можете просить ваших сотрудников слушать тренинги и курсы в свободное от работы время.

Какие инструменты можно использовать для этого действия?

Существует масса отличных инструментов, которые позволяют обеспечить обучение ваших сотрудников. Можно использовать программное обеспечение видео-конференцсвязи, такое как Skype или Zoom, для поведения тренингов в живом режиме, или такие платформы, как Lynda.com и Coursera, для публикации онлайн курсов.