Шаблоны отказных писем для клиентов: как сказать "нет" и сохранить отношения. Эффективные стратегии отказа, готовые шаблоны писем и примеры текстов.
Несмотря на то, что любой бизнес хочет постоянно радовать своих клиентов, не всегда есть возможность сказать “да” на каждый запрос клиентов. Принятие идеи о том, что клиент всегда прав, затрудняет понимание того, как сказать клиентам “нет”, не разочаровав и не потеряв их. Однако, когда клиент требует то, что недоступно, необоснованно или просто невозможно предоставить, каждый, кто участвует в прямом взаимодействии с клиентами, должен знать, как вежливо сказать “нет”.
Как отказаться от запросов или требований клиентов, не рассердив, не расстроив и не разочаровав их? Вот некоторые основные приемы, которые следует помнить всякий раз, когда вам нужно написать письмо с отказом своим клиентам или потенциальным клиентам.
Будь то страх заработать плохую репутацию, испортить отношения с клиентом или полностью потерять их бизнес, отклонение запросов клиентов в любом случае может оказаться сложной задачей, если вы не знаете, как это сделать профессионально. На самом деле, научиться говорить “нет” – важный навык, особенно для тех, кто работает с клиентами. Ниже приведены некоторые стандартные образцы писем с отказом, которые вы можете использовать (и персонализировать) для взаимодействия с клиентами.
Dear [NAME],
Unfortunately, I’m unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]
Ready to put our rejection templates to the test?
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer satisfaction software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.
Шаблоны сообщений электронной почты-напоминания
Компания представила новую линейку продуктов для молодежи. Новый ассортимент включает в себя модные и стильные товары для тинейджеров.
Шаблоны сообщений электронной почты-напоминания
Напишите профессиональные и дружелюбные электронные письма с призывом к действию. Используйте готовые шаблоны для увеличения продаж.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
В своей работе наш сайт использует файлы cookie. Продолжая пользоваться сайтом, вы выражаете свое согласие на использование файлов cookie на условиях, описанных в нашей политике конфиденциальности и использования файлов cookie.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team