С чего начать письмо (советы + шаблоны)

Учитывая, что ежедневно на планете отправляется и получается свыше 300 миллиардов email-сообщений, электронная почта является важнейшим средством общения. А профессионально и грамотно начать деловое письмо — особенно когда вы пишете кому-то, с кем вы не знакомы — может оказаться очень непростым делом, как для маркетологов и продажников, так и для специалистов клиентского обслуживания.

И то, как и с чего вы начнете ваше сообщение, может иметь решающее значение для того, закроет ли получатель ваше письмо сразу же (и удалит его), или продолжит чтение. Настоящая статья содержит ряд советов, касающихся того, как следует начинать сообщения электронной почты, а также ряд наиболее часто используемых приветствий и стартовых фраз, которыми вы можете воспользоваться при составлении вашей собственной деловой корреспонденции.

С каких элементов должны начинаться ваши письма

1. Приветствие

Начните ваше послание с подходящего приветствия, выбирать которое следует, в зависимости от того, насколько официальным должно быть ваше письмо. Всегда обращайтесь к получателю по имени (если оно вам известно), чтобы ваше приветствие было более индивидуальным. И последнее, но не по значению, — обязательно убедитесь, что вы правильно написали имя вашего получателя. Важный совет: лучше скопировать имя из предыдущих сообщений электронной почты или с сайта, чтобы не допустить досадных ошибок в написании имени.

2. Представление и объяснение причины обращения (если нужно)

Когда вы пишете кому-то впервые, представьтесь, а также вкратце опишите причину, по которой обращаетесь к получателю. То, как вы это сделаете, определит, продолжит получатель читать ваше сообщение или нет. Поэтому старайтесь определить цель вашего письма максимально возможно четко и убедительно.

Если у вас есть общие друзья, коллеги или знакомые, следует об этом упомянуть, поскольку это может увеличить ваши шансы на получение ответа. К примеру, можно невзначай написать что-то вроде: ‘Привет, [Имя]! В выходные я случайно встретил нашего общего друга Александра Андреева (из [Компания]), и он рассказал мне, что вы ищете новый программный комплекс для работы с клиентами, поскольку та программа, в которой вы работаете сейчас, больше не справляется с вашими потребностями…’

3. Открывающая фраза / вежливое пожелание (при необходимости)

Если вы давно не писали получателю (или если у вас с получателем неформальные взаимоотношения), будет правильным написать краткую, положительно настроенную фразу вроде ‘Надеюсь, Ваши дела идут отлично.’ Подобная фраза поможет задать нужный тон остальной части вашего письма.

Либо же, если получатель до этого поделился какими-либо новостями о себе в LinkedIn или других социальных сетях, не стесняйтесь поздравить его с последними достижениями (как личными, так и профессиональными). Можно написать что-то подобное: ‘Поздравляю с повышением!’ или ‘Мои поздравления! Меня очень порадовало, что [Компания получателя] заполучила такого серьезного клиента, как [Компания]!’

4. Строчка признательности (при необходимости)

В зависимости от ситуации, вы можете добавить краткое выражение вашей благодарности получателю. К примеру, если ваш клиент/потенциальный клиент обратился к вам с запросом, обязательно напишите что-то такое: ‘Спасибо, что обратились к нам’ или ‘Спасибо за Ваше обращение в [Компания]’. Но в то же время, когда вы стремитесь выразить признательность, очень важно сделать это выражение персональным, поскольку стандартные выражения признательности (наподобие тех, что указаны выше) всё же звучат слишком обще и стандартно, и могут вызывать ощущение неискренности или отстраненности.

Просто добавив в такую фразу имя вашего получателя, вы сделаете вашу благодарность более теплой и искренней. Вот пример: ‘Мария, большое Вам спасибо за Ваше обращение в [Компания] с этой проблемой. Вы абсолютно правы…’

Примеры и шаблоны для начала письма

Профессиональные приветствия в электронной почте

В мире делового общения самым популярным приветствием, пожалуй, является ‘Здравствуйте, [Имя]’. Это приветствие обычно рекомендуется для использования в сообщениях, написанных, как в официальном, так и в неофициальном стиле общения.

Приветствие ‘Дорогой(ая) [Имя]’ также допустимо, как в официальном, так и в неофициальном стиле. Для вашего удобства мы подготовили еще ряд типовых приветствий, с которых вы можете начинать ваши профессиональные деловые сообщения электронной почты. Взгляните:

---

---

---

---

Общие открывающие фразы сообщений электронной почты

Вслед за приветствием вы можете поместить в письмо краткое открывающее предложение, которое будет служить отправной точкой для главного содержимого вашего письма. В то же время, при составлении писем в официальном стиле или для ‘холодной’ отправки потенциальному клиенту, подобных фраз лучше избегать, поскольку они могут звучать излишне панибратски. Ниже мы привели несколько наиболее популярных открывающих фраз для сообщений электронной почты.

Фразы, открывающие сообщения follow-up

Если вы не уверены, о чем писать в начале вашего follow-up сообщения, попробуйте одну из приведенных ниже открывающих фраз:

Фразы, открывающие ответные сообщения электронной почты

При ответе на сообщение вашего клиента или потенциального клиента, пара слов благодарности, в большинстве случаев, будет вполне кстати. Если у вас не получается органично интегрировать вашу благодарность в письмо или нет вдохновения, попробуйте один из приведенных ниже вариантов:

Как начать сообщение ‘холодной’ продажи

При написании ‘холодного’ письма потенциальному клиенту, определять, посчитает получатель ваше письмо заслуживающим прочтения или нет, будет первый абзац этого письма. Поэтому здесь важно произвести на читателя впечатление и выделиться. Вот несколько примеров того, какого рода информацию можно поместить во вступительный абзац вашего письма:

Если вы хотите узнать подробнее, читайте статью, посвященную шаблонам электронной почты для холодных продаж.

С чего начать повторное сообщение follow-up в продажах

Повторно писать потенциальному клиенту может быть непросто, особенно если он не ответил на ваши предыдущие сообщения. Если это ваш случай, — попробуйте одну из приведенных ниже эффективных открывающих фраз — они могут оказаться полезны!

Если вы хотите узнать подробнее, читайте статью, посвященную шаблонам сообщений follow-up в продажах.

С чего начать послепродажное письмо / письмо-приветствие клиента

Всякий раз, когда кто-то покупает ваш продукт или регистрируется на вашем сервисе, вы должны поблагодарить этого человека или поприветствовать его в вашей ‘клиентской семье’, чтобы обеспечить отличное начало ваших отношений. Лучшим способом сделать это является отправка письма-приветствия, содержащего выражение вашей признательности клиенту, краткое введение и любую полезную ему информацию.

Взгляните на подготовленные нами дополнительные шаблоны послепродажных писем и шаблоны приветственных писем.

С чего начать письмо по клиентскому обслуживанию

Почти любое письмо, связанное с клиентским обслуживанием, должно начинаться с выражения клиенту благодарности, вне зависимости от того, является ли письмо ответом на запрос в службу поддержки или на претензию клиента. И вот как могут выглядеть такие выражения признательности:

Если вы хотите узнать об этой теме подробнее, взгляните на нашу статью с шаблонами в клиентском обслуживании.

Как начать письмо с извинениями

Отвечая сердитым и раздраженным клиентам, обязательно выразите сочувствие и принесите клиенту извинения от лица вашей компании. И вот как это можно сделать:

Заключение

Начало вашего делового письма (его приветствие, открывающая фраза и первое предложение) — это первое, что видит получатель, открывая ваше письмо. Грамотно и профессионально начав ваше сообщение, вы с большей долей вероятности сможете произвести на получателей положительное впечатление. Выбор конкретного варианта приветствия и первых нескольких предложений для ваших профессиональных деловых сообщений электронной почты будет зависеть от вашей аудитории и от темы обращения к ней. И, если у вас когда-либо возникнет неуверенность, относительно того, с чего начать ваше следующее письмо клиенту или холодному потенциальному клиенту, обращайтесь к приведенным выше вариантам приветствий и открывающих фраз.

Не забывайте внимательно проверять ваши письма на отсутствие любых орфографических или иных ошибок, перед отправкой всегда необходимо лишний раз убедиться, что вы корректно написали имя вашего получателя. И последний наш совет: пишите коротко и ясно, поскольку никто не любит читать длинные затянутые письма. Быстро переходите к делу, используйте подходящие интонации и общий тон письма, — и у вас всё получится.

Часто задаваемые вопросы

Почему важно обращать особое внимание на начало письма?

Профессионально начиная ваши письма, у вас больше шансов оставить у получателя благоприятное первое впечатление. А, когда вы пишете кому-либо впервые, это впечатление имеет принципиальное значение, поскольку именно оно способно сподвигнуть получателя не только дочитать до конца ваше сообщение, но и ответить на него.

Каких приветствий следует избегать в электронной почте?

Такие приветствия, как ‘Приветик, [Уменьшительное имя]’ или даже ‘Привет, [Имя]’ слишком неформальны и подходят только для тех случаев, когда вы уже давно общаетесь с получателем и успели установить с ним хорошие отношения. С другой стороны, такие выражения как ‘Ответственному за … специалисту…’ или ‘Уважаемый господин/госпожа’, являются излишне официальными и даже устаревшими, и могут использоваться лишь в исключительных случаях, и только когда вы не знаете имен ваших получателей.

Как нужно начинать письмо: в официальном или в неофициальном стиле?

Сообщения, начатые в более индивидуальной, неофициальной форме, как правило, производят на читателя более благоприятное впечатление. В то же время, если писать в слишком неформальном и свободном стиле, можно добиться противоположного, отталкивающего эффекта. И, если вы не уверены, в каком тоне следует обращаться к получателю письма, то всегда лучше избрать тон чуть более официальный, нежели рисковать тем, что его сочтут за панибратство. При этом вы всегда можете скорректировать манеру и тон ваших сообщений, в зависимости от тона и манеры речи ответных сообщений от вашего получателя.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Почему важно обращать особое внимание на начало письма?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Профессионально начиная ваши письма, у вас больше шансов оставить у получателя благоприятное первое впечатление. А, когда вы пишете кому-либо впервые, это впечатление имеет принципиальное значение, поскольку именно оно способно сподвигнуть получателя не только дочитать до конца ваше сообщение, но и ответить на него.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Каких приветствий следует избегать в электронной почте?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Такие приветствия, как ‘Приветик, [Уменьшительное имя]’ или даже ‘Привет, [Имя]’ слишком неформальны и подходят только для тех случаев, когда вы уже давно общаетесь с получателем и успели установить с ним хорошие отношения. С другой стороны, такие выражения как ‘Ответственному за … специалисту…’ или ‘Уважаемый господин/госпожа’, являются излишне официальными и даже устаревшими, и могут использоваться лишь в исключительных случаях, и только когда вы не знаете имен ваших получателей.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Как нужно начинать письмо: в официальном или в неофициальном стиле?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Сообщения, начатые в более индивидуальной, неофициальной форме, как правило, производят на читателя более благоприятное впечатление. В то же время, если писать в слишком неформальном и свободном стиле, можно добиться противоположного, отталкивающего эффекта. И, если вы не уверены, в каком тоне следует обращаться к получателю письма, то всегда лучше избрать тон чуть более официальный , нежели рисковать тем, что его сочтут за панибратство. При этом вы всегда можете скорректировать манеру и тон ваших сообщений, в зависимости от тона и манеры речи ответных сообщений от вашего получателя.” } }] }