Откройте для себя советы и шаблоны для написания профессиональных писем с надлежащими приветствиями и вступлениями для различных деловых контекстов. Улучшите первое впечатление и эффективность общения с помощью руководств и шаблонов LiveAgent.
Ежедневно отправляется и получается более 300 миллиардов писем, поэтому электронная почта является важным средством общения. Выяснение того, как начать деловое письмо профессиональным способом — особенно когда вы пишете кому-то, кого не знаете — может быть сложной задачей для маркетологов, продавцов и представителей службы поддержки клиентов.
На самом деле, то, как вы начнете свое письмо, может определить, закроет ли получатель письмо сразу же (и удалит его) или будет читать дальше. Следующая статья содержит несколько советов о том, как начать письмо, а также некоторые из наиболее распространенных приветствий и вступлений в письмах, которые вы можете использовать в своей деловой переписке. От переходных писем до писем для налаживания контактов, наличие подходящего шаблона под рукой может быть благословением. Мы также поможем вам, если вам нужны шаблоны для завершения деловых писем.
Начните с надлежащего приветствия в зависимости от того, насколько формальным оно должно быть. Всегда включайте имя получателя (если вы его знаете), чтобы сделать приветствие более личным. И последнее, но не менее важное — дважды проверьте, что вы правильно написали имя получателя. Наш совет? Скопируйте и вставьте его имя так, как оно указано в предыдущих письмах, подписях электронной почты или веб-сайтах, чтобы избежать опечаток. Наличие разнообразных шаблонов рекламных писем под рукой может сделать ваши маркетинговые усилия намного более эффективными и результативными.
При написании письма кому-то в первый раз представьтесь и включите краткое предложение о цели вашего письма. Это предложение может определить, будет ли получатель читать ваше письмо или игнорировать его, поэтому убедитесь, что ваша цель ясна и убедительна.
Если у вас есть общие друзья, коллеги или знакомые, упомяните их, так как это может увеличить ваши шансы получить ответ. Например, вы можете сделать тонкий намек на имя вот так: “Привет [Имя], я встретил нашего общего друга Ричарда (из [Компания]) на выходных, и он упомянул, что вам нужен новый инструмент справочной службы, так как ваш текущий поставщик просто не справляется…”
Если вы давно не писали получателю или у вас неформальные отношения с получателем, было бы уместно включить краткую позитивную заметку, такую как “Надеюсь, у вас все хорошо.” Это может задать правильный тон для остальной части вашего письма.
Кроме того, если получатель поделился какими-то обновлениями на LinkedIn или других социальных сетях, не стесняйтесь поздравить его с его последними достижениями (как личными, так и профессиональными). Вы можете сказать что-то вроде “Поздравляю с повышением” или “Поздравляю, приятно видеть, что [Компания получателя] приобрела такого важного клиента, как [Компания].”
В зависимости от контекста, вы можете добавить короткую строку “спасибо” в вашу переписку по электронной почте. Например, если ваш потенциальный клиент/клиент связался с вами с запросом, “Спасибо за обращение” или “Спасибо за обращение в [Компания]” — это обязательно. Однако всякий раз, когда вы добавляете благодарственное письмо, важно сделать его персонализированным, так как стандартные благодарственные письма (подобные упомянутым выше) немного слишком универсальны и могут показаться холодными или отстраненными.
Просто добавив имя перед строкой благодарности, сообщение звучит теплее и приветливее. Вот пример: “Эмили, спасибо большое за обращение в [Компания] и за поднятие этого вопроса. Вы совершенно правы…”
“Привет [Имя]” — вероятно, самое распространенное и широко используемое приветствие в деловом мире. Это приветствие обычно рекомендуется для полуформального и неформального стилей общения. Если вы хотите быть немного более формальным, “Привет” можно заменить на “Здравствуйте.”
“Уважаемый [Имя]” также подходит как для формального, так и для неформального общения. Для вашего удобства мы подготовили целый список других универсальных приветствий, которые вы можете выбрать при начале профессионального письма. Посмотрите их:
При написании одному или двум получателям:
При написании трем или более получателям:
Когда вы не уверены в имени получателя:
После приветствия вы можете включить короткое вступительное предложение, чтобы начать ваше письмо. Однако лучше избегать таких предложений, если вы пишете формальное письмо или холодное письмо потенциальному клиенту, так как они могут показаться слишком дружелюбными. Вы также должны быть осторожны с тоном, который вы используете, например, в письме с извинениями компании. Вот некоторые из наиболее распространенных примеров вступлений в письма:
Если вы не уверены, что написать в начале письма-ответа, рассмотрите возможность включения одной из следующих вступительных фраз, которые могут разрядить обстановку:
При ответе клиенту или потенциальному клиенту короткая строка “Спасибо” уместна во многих случаях. Если вы не уверены, как включить “Спасибо” или вам нужно больше вдохновения, посмотрите некоторые из наших альтернатив:
При написании холодного письма потенциальному клиенту первый абзац определит, найдет ли ваш потенциальный клиент ваше сообщение стоящим прочтения, поэтому важно произвести впечатление и выделиться. Вот некоторые примеры того, что вы можете включить в свой вводный абзац:
Если вы хотите узнать больше, посмотрите шаблоны холодных писем продажи.
Следить за потенциальным клиентом, особенно если он не ответил на ваши предыдущие сообщения, может быть сложно. Если это так, попробуйте одно из этих эффективных вступительных предложений — они могут быть полезны!
Если вы хотите узнать больше, посмотрите шаблоны писем с последующей продажей.
Всякий раз, когда кто-то покупает ваш продукт или подписывается на вашу услугу, вы должны поблагодарить его или приветствовать его в “семье”, чтобы ваши отношения начались с хорошей ноты. Лучший способ сделать это — написать приветственное письмо, которое включает благодарственное письмо, краткое введение и полезную информацию.
Не стесняйтесь проверить больше шаблонов писем после покупки и приветственных писем.
Почти каждое письмо в службу поддержки клиентов должно начинаться с заметки “Спасибо”, будь то ответ на простой запрос в службу поддержки или ответ на жалобу клиента. Вот как это может выглядеть:
Если вы хотите узнать больше, посмотрите шаблоны обслуживания клиентов.
При ответе на недовольных или разгневанных клиентов обязательно проявите сочувствие и отправьте извинительное письмо от имени вашего бизнеса. Вот как вы можете это сделать:
Начало вашего делового письма (приветствие, вступительная строка и первое предложение) — это первое, что видит получатель, когда открывает ваше письмо. Начиная письмо профессиональным способом, вы с большей вероятностью произведете положительное впечатление на него. Приветствие, которое вы используете, и первые несколько предложений, которые вы выбираете для начала вашего профессионального делового письма, будут зависеть от вашей аудитории и контекста вашего общения. Используйте приветствия в письмах и вступительные фразы, упомянутые выше, как подсказки, когда вы не уверены, как начать свое следующее письмо клиенту или холодному потенциальному клиенту.
Помните, что нужно дважды проверить ваши письма на наличие орфографических или грамматических ошибок, и убедитесь, что вы всегда правильно пишете имя получателя. Наш последний совет — держите это кратко и ясно, так как никто не хочет читать длинные письма. Быстро переходите к сути, используя правильный тон голоса, и все будет хорошо.
'Привет [Имя]' и 'Привет [Имя]!' слишком неформальны и должны использоваться только если вы уже обменивались письмами и имеете хорошие отношения с получателем. С другой стороны, 'Кому это может касаться' и 'Уважаемый сэр или мадам' считаются слишком формальными и немного устаревшими, поэтому их следует использовать только в официальном общении или когда вы не знаете точные имена людей, которым пишете.
Начиная письмо профессиональным образом, вы с большей вероятностью произведете положительное первое впечатление на получателя. Когда вы пишете кому-то в первый раз, это впечатление критично, так как оно может побудить вашу аудиторию не только прочитать ваше сообщение, но и ответить на него.
Начинать письмо неформальным, персонализированным способом обычно более привлекательно, однако написание в слишком неофициальном и расслабленном стиле может оттолкнуть вашу аудиторию. Если вы не уверены, какой тон выбрать, ваш самый безопасный вариант — быть немного более формальным, чем чрезмерно неформальным и дружелюбным. При необходимости вы всегда можете скорректировать свой тон в зависимости от ответа, который вы получите от получателя.
Учитывайте тон и формальность при начале письма. Используйте вежливые приветствия, такие как 'Уважаемый [Имя]', устанавливая вежливый тон. Включите небольшие любезности, такие как 'Надеюсь, это письмо застает вас в добром здравии', чтобы создать дружелюбную атмосферу. Эти жесты способствуют вежливому открытию письма.
LiveAgent — это наиболее рецензируемое и лучшее программное обеспечение для справочной службы для малых и средних предприятий. Попробуйте его сегодня с нашей бесплатной 30-дневной пробной версией. Кредитная карта не требуется.
Научитесь создавать эффективные письма-знакомства для профессионального общения: советы по темам, тексту и типичным ошибкам. Узнайте о важности писем-представле...
Узнайте, как эффективно завершать деловые письма с помощью советов и шаблонов. Включите плавную фразу закрытия, профессиональную подпись и контактную информацию...
Повысьте вовлеченность и доход с помощью эффективных приветственных писем. Откройте для себя проверенные шаблоны, строки темы и стратегии персонализации для укр...
Присоединяйтесь к нашему сообществу довольных клиентов и предоставляйте отличную поддержку с помощью LiveAgent.
