Шаблоны электронной почты

Что такое шаблоны электронной почты?

Термин ‘шаблон электронной почты’ можно определить, как каркас сообщения электронной почты с предустановленным форматированием. В такие каркасы пользователи могут вставлять текст, изображения или видео. При этом, как правило, форматирование и другие параметры шаблонов тоже можно изменять.

Для чего нужны шаблоны электронной почты?

Шаблоны сообщений электронной почты используются в основном для электронных рассылок или автоматической отправки сообщений электронной почты, таких как письма с подтверждением регистрации/заказа, письма со ссылкой для сброса пароля и т.п. В основном, email-шаблоны используются в отделах маркетинга и продаж. В то же время шаблоны сообщений электронной почты могут носить информационный или технический характер.

Какие существуют типы шаблонов электронной почты?

С точки зрения форматирования, существуют два типа шаблонов электронной почты: в формате HTML и в простом текстовом формате.

Шаблоны электронной почты в формате HTML

Шаблоны сообщений электронной почты в формате HTML позволяют пользователям творчески подходить к отправке электронных писем. Формат HTML не только позволяет применять различные варианты оформления с использованием медиа-файлов, таких как изображения и видео, но еще и дает возможность внедрять в тело письма разнообразные кнопки призыва к действию (call-to-action). HTML-шаблоны сообщений электронной почты используются в основном в маркетинге и продажах, поскольку они более яркие и красивые. Такие письма обычно содержат меньше текста и больше графических и медиа-материалов.

Шаблоны электронной почты в простом текстовом формате

Шаблоны сообщений электронной почты в формате простого текста имеют ограниченные возможности в плане оформления/дизайна. Такие письма не поддерживают сложное форматирование и используются в основном для того, чтобы доносить до получателя небольшие фрагменты информации (3-4 строчки текста), в которых упор делается на смысле доносимого текста, а не на красоте его подачи. Такого рода шаблоны, как правило, используются в качестве писем-подтверждений, писем, содержащих ссылку для восстановления пароля или для отслеживания заказа/посылки.

Какие типы шаблонов электронной почты можно создавать в системе LiveAgent?

Программный комплекс клиентской поддержки LiveAgent предлагает своим пользователям два типа шаблонов сообщений электронной почты.

Шаблоны электронной почты операторов

Шаблоны электронной почты операторов — это предустановленные сообщения электронной почты, отправляемые операторам, когда происходят определенные события. Например, операторы могут получать такие автоматические электронные уведомления, когда:

• Клиент отвечает в назначенном оператору тикете*
• Оператору назначается тикет*
• Появляется новый тикет (направляется оператору, когда в любом из отделов, к которым относится этот оператор, создается новый тикет)
• От оператора поступает запрос на смену пароля (в этом сообщении содержится ссылка для сброса пароля)
• Оператор нажимает на ссылку ‘сброс пароля’ (в этом сообщении содержится ссылка для сброса пароля)
• Оператора подключают к учетной записи LiveAgent (направляется оператору, когда администратор учетной записи заводит этого оператора в систему, в этом сообщении содержится ссылка на создание пароля оператора)

*Такие сообщения не отправляются, если оператор в текущий момент, авторизован в системе.

Шаблоны электронной почты клиентов

Клиентские шаблоны электронной почты также представляют собой предустановленные email-сообщения. Они направляются клиентам при наступлении определенных событий. К примеру, клиенты могут получать такие автоматически направляемые сообщения, когда:

• Клиент получает ответ от оператора в существующем тикете
• Оператор создает новый тикет
• Оператор пересылает клиенту сообщение
• Тикет клиента помечается решенным
• Клиент во время беседы в чате выбрал опцию ‘отправить стенограмму чата’
• Клиент получает ответ на предложение или на сообщение в форуме (в этом сообщении также содержится ссылка, по которой можно отписаться от такого рода сообщений)
• Клиент зарегистрировался в базе знаний (в этом сообщении также содержится ссылка на создание пароля, кроме того, это сообщение служит способом верификации электронного адреса клиента, поскольку пользователи, указавшие при регистрации несуществующий email-адрес, не смогут установить пароль)
• Клиент нажимает на ссылку ‘сброс пароля’ (в этом сообщении также содержится ссылка для создания нового пароля)

Какой формат шаблонов электронной почты в системе LiveAgent HTML или обычный текст?

Система управления тикетами LiveAgent позволяет создавать шаблоны сообщений электронной почты как в формате HTML, так и в виде простого текста. Кроме того, в нашей системе имеется встроенный редактор WYSIWYG (англ. What You See Is What You Get – получаете то, что видите), позволяющий с легкостью форматировать и оформлять шаблоны сообщений в формате HTML. Наш редактор WYSIWYG поддерживает вставку изображений, использование различных шрифтов и начертаний, цветов, ссылок, вложений и т.д.

Как в системе LiveAgent создать шаблон сообщения электронной почты?

1. Войдите в систему LiveAgent.
2. Нажмите ‘Конфигурация‘ (значок шестеренки).
3. Выберите ‘Email‘.
4. Нажмите либо ‘Клиентские шаблоны‘ либо ‘Шаблоны операторов‘.

5. Выберите шаблон, который вы хотели бы изменить, нажав на кнопку ‘Изменить’ (значок карандаша). 6. Укажите формат создаваемого шаблона (HTML или простой текст), нажав на кнопки ‘<>’ или ‘А’. 7. Необходимым вам образом измените и настройте ваш шаблон, в т.ч. с помощью доступных на панели слева переменных.

8. Проверьте, как будет выглядеть ваш шаблон, нажав на кнопку ‘Тест‘. После этого пролистайте открывшееся окно вниз и нажмите ‘Отправить’. 9. Когда оформление и содержание полученного шаблона электронной почты вас будет полностью устраивать, нажмите на кнопку ‘Сохранить‘.

В чем выгода для компаний от использования шаблонов электронной почты?

Шаблоны электронной почты — это ценный инструмент работы для компаний, относящихся к любой сфере деятельности. Шаблоны позволяют компаниям экономить драгоценное время своих сотрудников (а значит – и деньги компании!) Кроме того, использование шаблонов электронной почты не требует наличия навыков программирования.

Экономия времени

Шаблоны сообщений электронной почты уже нужным образом отформатированы и автоматизированы. Это означает, что, после того как вы создали шаблон электронной почты, система при выполнении необходимых условий на его основе будет автоматически создавать и отправлять сообщения электронной почты (к примеру, когда клиент нажимает на ссылку ‘сбросить пароль’). Такой механизм работы позволяет вам сэкономить массу времени, освобождая вас от обязанности выполнять эту работу вручную. К примеру, с этой функцией вам больше не придется вручную отправлять клиентам письма follow-up или ссылки для восстановления паролей.

Не требуются навыки программирования

Шаблоны электронной почты может использовать даже новичок. Для этого не требуются навыки ни в программировании, ни в верстке или дизайне. Наш встроенный редактор WYSIWYG позволяет с нуля создавать и оформлять шаблоны сообщений электронной почты. Сформировав в системе управления тикетами LiveAgent шаблоны для всех ваших сообщений электронной почты, вы добьетесь единства стиля в оформлении ваших сообщений и единообразия восприятия этих сообщений вашими клиентами.

Экономия денег

Освобождая ваших операторов от ручной работы, повторяющихся однообразных задач, которые легко автоматизировать, вы экономите ваши деньги. Вместо выполнения такого рода обязанностей ваши операторы смогут сосредоточиться на своих прямых обязанностях: повышении уровня клиентской удовлетворенности посредством оказания незабываемой поддержки — с помощью быстрых, профессиональных, компетентных и персонализированных ответов на клиентские запросы.

Ресурсы базы знаний

Хотите подробнее узнать о настраиваемых шаблонах электронной почты? Ознакомьтесь с нашим сборником статей базы знаний или с подготовленными нами шаблонами электронной почты на все случаи жизни.

• Шаблоны электронной почты
• Настройка шаблонов электронной почты
• Как создать шаблон электронной почты в LiveAgent
• Шаблоны электронной почты для сброса пароля (для копирования и вставки)
• Шаблоны в клиентском обслуживании – лучшие практики (+ примеры)
• Шаблоны писем для клиентского портала (бесплатно)
• Шаблоны электронной почты
• Как определить требования к паролям

Готовы приступить к созданию шаблонов электронной почты?

При создании стильных и ярких шаблонов электронной почты экономьте ваше время с помощью нашего редактора WYSIWYG. Попробуйте создать ваши собственные уникальные шаблоны электронной почты с нашим бесплатным 14-дневным и полнофункциональным пробным периодом. Вводить данные вашей банковской карты для этого не потребуется.